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Reforma Tributária: 5 dicas para empresas que ainda não iniciaram a adaptação

Publicado em 12 de dezembro de 2025

Às vésperas do início da fase de testes da Reforma Tributária, que começa em janeiro de 2026, as empresas precisam se organizar para enfrentar a maior mudança fiscal das últimas décadas. Uma pesquisa da Thomson Reuters, divulgada em outubro, mostrou que, a três meses do início dessa fase, apenas 35% das companhias haviam avançado no processo de adaptação, enquanto 63% ainda estavam em planejamento ou nos estágios iniciais — e uma parcela menor sequer havia começado.

A transição para o novo sistema tributário exige ações coordenadas, visão integrada das áreas e um plano técnico bem estruturado. Empresas que anteciparem análises, simularem cenários e envolverem suas equipes terão melhores condições de ajustar preços, otimizar processos e operar com conformidade desde os primeiros meses da Reforma Tributária. O movimento não é simples, mas a preparação antecipada é o principal diferencial entre adaptação tranquila e impacto operacional.

A análise é de Paula Arcanjo, instrutora de treinamentos da Zucchetti, multinacional italiana especializada em sistemas de gestão que atende mais de 120 mil micro e pequenos comércios em todo o país. A seguir, confira orientações práticas para apoiar as organizações neste início de transição.

1. Invista em educação tributária antes de qualquer ajuste operacional

A Reforma Tributária introduz novos conceitos, documentos e obrigações que exigem entendimento técnico antes de qualquer mudança prática. Por isso, o primeiro passo para as empresas é capacitar suas equipes, garantindo que todos compreendam o impacto da transição — não apenas o time fiscal, mas também faturamento, compras, financeiro, precificação e tecnologia.

Para Paula Arcanjo, treinamentos, trilhas internas, workshops com especialistas e o acompanhamento constante das atualizações técnicas são fundamentais para reduzir erros e acelerar a adaptação. “Não vejo como uma empresa trabalhar com a reforma tributáriaReforma Tributária sem educação. Não adianta ter tecnologia se as pessoas não sabem quando emitir uma nota de débito, um evento fiscal ou uma nota de crédito. A reforma é extensa e exige aprendizado contínuo”, reforça.

2. Estruture um cronograma realista para a atualização dos sistemas fiscais

A partir de 2026, as empresas precisarão emitir documentos fiscais compatíveis com a CBS e o IBS, o que exige revisão imediata dos sistemas utilizados para faturamento e gestão fiscal. A adequação inclui novos campos obrigatórios, regras de validação, ajustes em XML e preparação para a apuração assistida.

Segundo Paula Arcanjo, é fundamental que as empresas mantenham atenção redobrada às atualizações de seus sistemas, mesmo após a prorrogação das validações previstas para janeiro de 2026. A especialista alerta que, embora a data de início das validações técnicas tenha sido adiada e ainda não esteja definida, a obrigatoriedade de destacar os novos tributos (IBS e CBS) nas notas fiscais a partir de 2026 permanece, sendo condiçãouma condição para a dispensa do recolhimento e para evitar possíveis notificações por irregularidade.

“As empresas precisam revisar seus materiais, processos e operações desde já. A ausência de preparação pode resultar na emissão de documentos inconsistentes e em problemas fiscais ao longo do próximo ano”, reforça a instrutora.

3. Revise o cadastro de produtos e operações com rigor técnico

A correta classificação fiscal de produtos e serviços será decisiva para garantir a conformidade durante a transição. A mudança exige que empresas revisem operaçõessuas operações, NCMs e demais parâmetros utilizados no faturamento para identificar alíquotas, exceções e tratamentos específicos previstos no novo modelo tributário.

Ainda conforme a especialista da Zucchetti, essa análise deve ser detalhada e feita com base em operações reais, preferencialmente utilizando o histórico dos últimos meses para identificar inconsistências ou classificações desatualizadas. “Uma classificação errada pode gerar pagamento indevido de tributos ou glosa de créditos lá na frente. É um trabalho que exige rigor técnico e envolve conhecimento da operação”, afirma Paula Arcanjo.

4. Envolva todas as áreas da empresa no processo de adaptação

A Reforma Tributária não impacta apenas o departamento fiscal. Mudanças em preços, contratos, fluxo de caixa, compras, estoque e processos operacionais exigem participação integrada de diferentes áreas da organização. Por isso, a orientação é formar grupos internos de trabalho para mapear riscos, revisar rotinas e definir prioridades de implementação.

“A reforma muda a empresa inteira. Não é um tema que possa ficar concentrado em uma só pessoa. Faturamento, financeiro, precificação, estoque e até marketing precisam entender como seus processos serão afetados. Cada área deve trazer seu contexto atual e o que mudará com as novas regras, porque a adaptação depende dessa visão conjunta para fazer sentido na prática”, destaca a instrutora de treinamentos da Zucchetti.

5. Avalie os impactos na precificação e prepare a comunicação com o consumidor

A Reforma Tributária também altera a lógica de formação de preços, especialmente com a migração do modelo de tributação “por dentro” para “por fora”. Embora, em 2026, os valores de IBS e CBS apareçam apenas como campos de teste — sem compor o total da nota e sem impacto imediato para o consumidor — as empresas não podem esperar para se adaptar.

Especialistas alertam que essa mudança estrutural exigirá revisão antecipada da estratégia comercial, do repasse de custos e da forma como esses ajustes serão comunicados ao cliente quando a nova regra passar a influenciar o preço final. No varejo, a percepção de preço tende a ser diretamente afetada no momento em que os tributos passarem a integrar o valor pago.

Por isso, o alinhamento entre fiscal, financeiro e marketing será decisivo. A maneira como cada empresa incorporará e explicará a nova composição tributária poderá reduzir dúvidas dos consumidores e evitar ruídos na transição.

“O brasileiro não está acostumado a ver o tributo destacado no momento da compra, como acontece em outros países. Por isso, além da revisão técnica da precificação, será necessário trabalhar a transparência com o cliente. As empresas precisarão explicar o que é preço do produto e o que é tributo, e essa comunicação deve ser planejada para evitar ruídos e manter a confiança do consumidor”, afirma Paula Arcanjo.

Fonte: Contábeis